Für moderne, bürgerfreundliche Kommunen

Ob Rechenzentrum oder 500-Einwohner-Gemeinde: VOIS ist flexibel einsetzbar und wird den fachamtsübergreifenden Anforderungen von Bürgerämtern und Bürgerbüros gerecht.

Aufgabenverwaltung

Die IRIS-Aufgabenverwaltung ist eine serverseitige Ausführungsumgebung, in der Programme verschiedener Softwarehersteller verwaltet und mit konkreten Konfigurationen automatisiert gestartet werden. Die IRIS-Software wird von vielen Kommunen in Deutschland eingesetzt, z. B. als landeseinheitliche Lösung in Mecklenburg-Vorpommern.

Diese Entwicklung wurde nun in der VOIS | Aufgabenverwaltung konsequent weiterentwickelt, damit künftig noch mehr Kommunen diese Komponenten nutzen können. Die Funktionalitäten sind flexibel und werden durch die installierten Module der Fachverfahren bestimmt. Charakteristisch für die VOIS | Aufgabenverwaltung sind spezielle Aufgaben – z. B. das (mandantenübergreifende) Ausführen von Datenübermittlungen oder der (fachverfahrensübergreifende) Datenversand, z. B. per OSCI .

Vorgangsmanagement

Als Softwarebaukasten steht die Fachverfahrensintegration bei VOIS im Mittelpunkt. Um eine optimale Integration zu gewährleiten, ist mehr als nur ein softwareseitiger Datenabgleich notwendig: Der Anwender wird bei der Vorgangsbearbeitung darauf hingewiesen, wenn sich diese Änderungen auch auf andere Fachverfahren auswirken. Mögliche Folgevorgänge können dann – je nach Berechtigung – fachverfahrensübergreifend gleich mit erledigt werden (Zieht z. B. ein ausländischer Einwohner mit einem angemeldeten Gewerbe um, bietet VOIS als Folgevorgänge die Ummeldung sowohl im Ausländerwesen als auch im Fachverfahren Gewerbe an).

Datenübermittlung

Alle für die Datenübermittlungen erforderlichen Daten werden automatisch bereitgestellt und in verschiedenen Formaten ausgegeben. In allen Fachverfahren werden die Datenübermittlungen einheitlich erzeugt. In VOIS stehen alle notwendigen Transportkomponenten wie z. B. für den OSCI-Transport zur Verfügung. Externe Verfahren sind nicht mehr notwendig. Die Komponenten für den OSCI-Transport können auch für Nachrichten außerhalb der integrierten VOIS-Fachverfahren verwendet werden (z. B. XPersonenstand). Neben gesetzlich vorgeschriebenen Datenübermittlungen können auch personalisierte, behördenspezifische Datenübermittlungen eingerichtet werden. Im Rechenzentrumsbetrieb bzw. bei interkommunaler Zusammenarbeit können für alle Mandanten Datenübermittlungen gemeinsam erstellt werden.

Bürgermonitor

Wenn erforderlich, kann der Bürger über den Bürgermonitor aktiv bei allen Vorgängen mitwirken. Ihm werden auszugsweise Daten aus dem Vorgang angezeigt. Jedes Formular kann sowohl vom Bürger und als auch vom Sachbearbeiter rechtssicher elektronisch unterschrieben werden. Danach erfolgt automatisch die Speicherung in der eAkte bzw. im DMS.

eAkte

In der fachverfahrensübergreifenden eAkte werden alle Schriftstücke für den jeweiligen Datensatz gespeichert und verwaltet. Die eAkte dient gleichzeitig als Schnittstelle zu Archivsystemen.

Formulardruck

Der automatisierte Formulardruck ist variabel handhabbar. Es können beliebige Vordrucke verwendet werden. Vorlagen werden in einer Office-Anwendung angepasst und nach VOIS importiert. Ausgegeben werden PDF oder Office-Dokumente – auch als Sammeldruck (z. B. durch ein Rechenzentrum oder Druckdienstleister). Im Rechenzentrumsbetrieb können für alle Mandanten in der VOIS-Formularverwaltung Formulare gemeinsam erstellt und verwaltet werden.

Auswertungen

VOIS bietet für alle integrierten Fachverfahren die Möglichkeit, Listen und Statistiken auszugeben. Bei der Datenauswahl für variable Listen können unterschiedliche Auswahlkriterien kombiniert werden (z. B. Anschriften, Altersintervalle, Gesellschaftsformen, Fundsachen usw.). Inhalt (Datenumfang) und Form der Listen sind frei bestimmbar. Der Programmteil Statistik unterscheidet Bestands- und Bewegungsstatistiken und bietet eine Vielzahl statistischer Auswertungen bis zur Erstellung von Dashboards. Wiederkehrende Auswertungen müssen nur einmal angelegt werden. Sie können dann automatisch, z. B. periodisch, immer wieder erzeugt werden.

Verzeichnisarbeit

In der Verzeichnisarbeit können fachverfahrensübergreifend beliebige territoriale Untergliederungen (Orte, Ortsteile, Wahl- oder Schulbezirke, Kirchenbezirke usw.) definiert und in Gruppen zusammengefasst werden. Eine Baublockeinteilung und -verwaltung ist auch integriert. Dabei können die Daten auch aus Geoinformationssystemen oder Geodatenbanken automatisch übernommen werden. Kleinräumige Gliederungen lassen sich als territoriales Selektionskriterium bei Auswertungen nutzen.